Centru Ajutor
Ghid de utilizare, explicații despre funcționalități și formular pentru raportarea problemelor
Navigare rapidă
Ce este Gradinariu SEAP?
Platformă de automatizare pentru achiziții publice SEAP/SICAP
Gradinariu este o platformă care te ajută să gestionezi eficient licitațiile de pe SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) și SICAP. Îți permite să:
- Importezi licitații din SEAP în platformă
- Primești notificări despre licitații noi care corespund filtrelor tale
- Creezi oferte și verifici conformitatea cerințelor cu produsele companiei
- Generezi documente (matrici de conformitate, formulare) cu AI
- Folosești un Agent Copilot pentru asistență în timp real
Workflow tipic: Dashboard → Licitații → Import din SEAP → Oferte → Matrici de conformitate → Trimite pe SEAP
Noutăți recente
Pe scurt, ce s-a schimbat în ultimele actualizări majore
Fluxul de ofertare are acum 5 pași clari
Builderul din Ofertele Mele urmează acum traseul: Documente Tehnice → Rezumat Caiet de Sarcini → Sugerează Ofertă → Matrice de Conformitate → Previzualizare Formulare. Scopul este să poți trece mai logic de la documente și rezumat la scenarii de ofertă, apoi la matrice și formulare.
Sugestiile de ofertă pornesc din Fișa de date
Platforma extrage acum produsele, factorii de evaluare și limitele relevante direct din Fișa de date. În Pasul 3 setezi doar minimul per produs, iar AI-ul generează variante de ofertă între pragurile tale și bugetul licitației. Poți cere și variante AI personalizate din câmpul de instrucțiuni.
Selecția ofertei se păstrează până la autofill
Fie că alegi o sugestie AI, fie că pornești de la o ofertă goală și completezi manual, selecția este salvată și refolosită în pașii următori. Datele despre produse, inclusiv nume și model, ajung acum mai bine și în payload-ul folosit pentru completarea formularelor.
Matricea arată mai clar pe ce s-a bazat
În pasul de matrice vezi acum explicit produsele folosite la matrice și documentele sursă. Pentru matricile consolidate au fost corectate și titlurile produselor, astfel încât să fie rezolvate corect după documentele selectate.
Formularele se pot separa și previzualiza mai bine
Atât în pagina licitației, cât și în builderul ofertei, poți separa documentele selectate în formulare distincte, apoi poți rula preview autofill doar pe formularele delimitate care te interesează. Butoanele sunt protejate mai bine în timpul rulării, iar acțiunile importante rămân vizibile în footer.
Autofill-ul a fost îmbunătățit
Completarea automată gestionează mai bine tabele structurate, propuneri tehnice, ancore și placeholdere, iar execuția se face mai eficient în batch-uri paralele. În Ofertele Mele, completarea din Pasul 5 este disponibilă în prezent prin Gemini.
Licitatii SEAP
Gaseste, importa si gestioneaza licitatii
Descriere
Mergi la Licitatii SEAP din meniu. Poti cauta licitatii prin formularul de cautare, cu filtre precum CPV, date sau status, ori poti intra direct in lista licitatiilor deja importate.
Din cautare sau din notificari poti apasa Import langa licitatia dorita, iar documentele asociate se descarca automat.
Platforma pastreaza stabil data publicarii, actualizeaza automat termenele si afiseaza regula de clarificari extrasa din SEAP.
Schedulerul verifica periodic SEAP pentru termene, clarificari si atribuire, astfel incat licitatiile importate raman sincronizate fara interventie manuala.
Ghid rapid
1. Deschide Licitatii SEAP
Intra in meniul Licitatii SEAP ca sa lucrezi cu cautarea si licitatiile importate.
2. Filtreaza sau cauta licitatia
Foloseste formularul de cautare si filtrele disponibile pentru a restrange rezultatele dupa CPV, perioada sau status.
3. Importa licitatia
Apasa Import din cautarea SEAP sau din notificari. Platforma adauga licitatia si descarca documentele relevante.
4. Verifica pagina licitatiei
In pagina licitatiei vezi termenele importante, rezumatul obiectului achizitiei si data oficiala pana la care se mai pot solicita clarificari.
5. Urmareste notificarile
Clarificarile, atribuirile si reminderele apar automat in platforma si, optional, pe email.
Intrebari frecvente
Cum import o licitatie din SEAP?
Din notificari sau din cautarea SEAP apesi Import langa licitatia dorita, iar documentele asociate sunt descarcate automat.
Cum sunt tratate termenele limita?
Termenele importante sunt actualizate automat in aplicatie atunci cand SEAP publica modificari, fara sa fie nevoie sa reimporti manual licitatia.
Cum functioneaza clarificarile?
Platforma verifica periodic clarificarile noi, le afiseaza in detaliile licitatiei si poate trimite notificari in aplicatie sau pe email.
Ce face schedulerul?
Schedulerul ruleaza in fundal, sincronizeaza licitatiile importate si trimite notificari pentru termene, clarificari si atribuire.
Atribuire & câștigători
Anunț de atribuire, câștigător(i) și notificări pe email
Ce înseamnă „Atribuit”?
Când SEAP publică un Anunț de atribuire (cod SCNA/CAN), licitația este marcată ca atribuită în Gradinariu și se trimit notificări colaboratorilor.
Cum sunt detectați câștigătorii?
După publicarea anunțului de atribuire, Gradinariu preia automat detaliile disponibile în SEAP și construiește lista de câștigători (inclusiv pe loturi). Datele tipice sunt: operator, CUI, valoare, monedă și număr lot.
Când apar detaliile în aplicație?
De obicei, detaliile apar automat la scurt timp după ce sunt publicate în SEAP. Dacă SEAP actualizează informațiile treptat, este posibil ca unele câmpuri (ex: date de contact) să apară mai târziu.
Unde văd câștigătorul?
În pagina licitației apare butonul „Vezi câștigător” care deschide pagina cu detalii (operator, CUI, valoare, nr/data contract, date de contact). Există și butonul „Vezi în SEAP” pentru verificare.
Ce include emailul cu câștigători?
Emailul cu câștigători include un tabel cu: Operator, CUI, Lot și Valoare (RON). Dacă SEAP returnează mai multe loturi/câștigători, sunt afișate primele rezultate.
Nu primesc email cu câștigătorii
Dacă nu primești email, verifică întâi în aplicație dacă ești adăugat ca colaborator la licitație și dacă ai o adresă de email validă în cont.
Dacă în aplicație apar notificările, dar emailul nu ajunge, este posibil ca livrarea să fie întârziată sau filtrată (Spam/Promotions). Dacă problema persistă, trimite-ne un mesaj din formularul de mai jos.
Notificări automate (când se trimit)
Notificările pentru clarificări și atribuire sunt trimise automat, periodic. În funcție de actualizările din SEAP, poate exista un mic decalaj până apar în aplicație și ajung pe email.
Ofertele Mele
Flux complet, in 5 pasi, pentru pregatirea ofertei
Descriere
Sectiunea Ofertele Mele este organizata in jurul unui builder clar, orientat pe licitatie. Traseul principal este: documente tehnice, rezumat caiet de sarcini, sugereaza oferta, matrice de conformitate si previzualizare formulare.
Lista Ofertele Mele este paginata, are filtre si cautare, iar statusul de participare poate fi actualizat rapid ca participat, neparticipat sau in asteptare.
Poti porni direct din licitatia importata sau dintr-o oferta goala, iar selectiile si minimele per produs se pastreaza intre ecrane.
In Pasul 5 poti lucra atat cu formularele detectate automat din licitatie, cat si cu formulare incarcate manual, inclusiv fisiere semnate decodate automat.
Ghid rapid
1. Deschide builderul de oferta
Intri din Ofertele Mele sau direct din pagina unei licitatii importate, unde poti selecta o sugestie de oferta sau porni cu o oferta goala.
2. Incarca documentele tehnice
Pasul 1 foloseste fisele tehnice ale produselor tale, care devin baza pentru conformitate si completarea automata.
3. Genereaza sau revizuieste rezumatul caietului
Pasul 2 foloseste rezumatul existent din cache sau il regenereaza cu streaming daca este nevoie.
4. Ruleaza Sugereaza Oferta
Pasul 3 extrage produsele si factorii din fisa de date, iar tu setezi in mod normal doar pragurile minime per produs.
5. Continua cu matricea si formularele
Pasul 4 construieste matricea de conformitate, iar Pasul 5 pregateste formularele pentru completare si export.
Intrebari frecvente
Pot porni direct din licitatia importata?
Da. Din pagina licitatiei poti selecta o sugestie de oferta si intra direct in builder, sau poti porni cu o oferta goala.
Se pastreaza selectiile intre ecrane?
Da. Platforma salveaza selectiile manuale si cele sugerate de AI, inclusiv minimele per produs.
Ce face Sugereaza Oferta?
Citeste atent fisa de date, extrage produsele si factorii de punctaj si iti propune mai multe scenarii de ofertare pe care le poti compara sau regenera.
Ce pot face dupa generare?
Poti salva ca ciorna, modifica varianta generata prin instructiuni suplimentare si exporta documentul final in PDF sau DOCX.
Caiet de Sarcini
Builder pentru redactarea unui caiet tehnic neutru, bazat pe produse și fișe tehnice
Ce face această secțiune?
Secțiunea Caiet de Sarcini te ajută să redactezi un caiet formal pentru achiziții publice pornind de la produsele din catalog și/sau din fișe tehnice încărcate manual. Rezultatul este un document cu structură SEAP: capitole numerotate, context, tabele tehnice, condiții de livrare, recepție și indicatori de performanță.
Cum funcționează lista de caiete?
În pagina principală vezi toate caietele create, cu filtre pe status, căutare după titlu și paginare. Bara de paginare este afișată și atunci când există o singură pagină, astfel încât să vezi clar numărul paginii curente și totalul de rezultate.
Cum creez un caiet nou?
Apasă Caiet Nou, completează informațiile generale ale achiziției, apoi selectează produse din catalog. Pentru fiecare produs poți completa date structurale precum cantitate, unitate de măsură, locul livrării, termenul de livrare, garanția minimă și note specifice pentru acel caiet.
Cum funcționează loturile?
Secțiunea suportă acum mai multe loturi, iar fiecare lot poate conține mai multe produse. În builder poți adăuga loturi, seta numărul și titlul fiecărui lot, descrierea și valoarea estimată, apoi selecta produsele care intră în acel lot. Pentru fiecare produs din lot poți seta separat cantitatea, UM, locul livrării, termenul de livrare, garanția și notele specifice.
La ce folosesc fișele tehnice încărcate?
Fișele tehnice încărcate în builder sunt folosite pentru a completa și consolida specificațiile minime din capitolul tehnic. Sistemul extrage cerințe relevante și le transformă în formulări publice, neutre și verificabile, fără să expună în documentul final numele fișierelor sau sursele interne folosite la redactare.
Cum este generat conținutul?
Generarea folosește mai multe componente AI în paralel pentru secțiuni diferite ale documentului: context și justificare, produse și specificații, livrare și responsabilități, conformitate și recepție, respectiv management și KPI. Pe lângă textul generat de model, aplicația introduce și randarea deterministă a tabelelor și a structurii finale. Dacă ai configurat loturi, capitolul tehnic este grupat pe loturi și apoi pe produse din fiecare lot.
Cum arată specificațiile din capitolul 3?
Pentru fiecare produs este generat un tabel cu cerințe minime și o coloană de observații privind conformitatea. Observațiile sunt scrise pentru ofertanți și descriu modul în care se demonstrează conformitatea, ce se verifică la recepție, ce documente generale trebuie prezentate și cum se aplică garanția. Nu sunt afișate mărci, modele, coduri comerciale, furnizori sau nume de documente interne.
Pot folosi produse concrete fără să apară în caiet?
Da. Produsele și documentele tale servesc ca bază de lucru pentru construcția cerințelor minime, dar documentul final trebuie să rămână neutru și nediscriminatoriu. Dacă o caracteristică trebuie exprimată printr-o referință de piață, formularea corectă este adaptată în stilul „sau echivalent”.
Cum modific o variantă deja generată?
După ce ai generat un caiet, poți folosi câmpul Modifică Varianta Generată din builder pentru a da instrucțiuni punctuale, de exemplu să reformulezi un capitol sau să adaugi cerințe pentru un anumit lot. Acest flux pornește de la varianta deja generată și aplică schimbările cerute, fără să reconstruiască documentul de la zero.
Ce pot face după generare?
Poți salva caietul ca ciornă, genera conținutul inițial, modifica ulterior varianta generată prin instrucțiuni suplimentare și apoi exporta documentul în PDF sau DOCX. Previzualizarea din dreapta îți arată documentul exact în formatul care va fi exportat.
Matrici de Conformitate
Verifica cerintele fata de produsele tale
Descriere
Matricea de conformitate compara cerintele tehnice din documentele licitatiei cu specificatiile produselor tale si marcheaza fiecare cerinta drept Conform, Neconform, Clarificat sau Nu se aplica.
Generarea porneste din pagina ofertei, pe baza produselor selectate, a documentelor relevante si a rezumatului caietului de sarcini.
Builderul afiseaza separat Produse Folosite La Matrice si Documente Sursa, astfel incat sa vezi rapid pe ce informatie s-a bazat generarea.
Pentru matricile consolidate, platforma incearca sa clarifice titlurile si legatura dintre produs si documentul sursa.
Ghid rapid
1. Intra in builderul ofertei
Porneste din oferta corespunzatoare licitatiei pentru care vrei sa verifici conformitatea.
2. Selecteaza produsele si documentele sursa
Alege documentele relevante si produsele folosite, pentru ca AI-ul sa poata mappa cerintele tehnice pe fisele tehnice selectate.
3. Genereaza matricea
Platforma extrage cerintele din documentele licitatiei si construieste tabelul de comparatie.
4. Verifica rezumatul surselor
Consulta Produse Folosite La Matrice si Documente Sursa ca sa confirmi ca baza este corecta.
5. Editeaza statusurile daca este nevoie
Poti corecta manual o cerinta, de exemplu Neconform cu observatii, iar modificarile raman salvate.
Intrebari frecvente
Cum se genereaza matricea de conformitate?
Din pagina ofertei selectezi documentele si produsele relevante, apoi rulezi generarea cu AI.
Cum stiu ce produse si documente au fost folosite?
Builderul afiseaza un rezumat separat cu Produse Folosite La Matrice si Documente Sursa.
Ce se intampla la matricile consolidate?
Platforma incearca sa rezolve mai clar titlul rezultat si legatura dintre produs si documentul sursa.
Pot edita manual statusurile?
Da. Poti marca manual o cerinta, adauga note si salva modificarile pentru oferta respectiva.
Agent Copilot AI
Asistent inteligent pentru licitații și oferte
Ce poate face Agentul?
Poți pune întrebări în limbaj natural despre licitații, oferte, cerințe, produse. Agentul are acces la contextul aplicației (licitații importate, documente, oferte) și poate sugera pași, rezuma documente, ajuta la redactare.
Cum îl folosesc?
Mergi la Agent Copilot din meniu. Scrie întrebarea în caseta de chat și trimite. Poți referenția licitații sau oferte specifice în conversație. Răspunsurile sunt afișate în format Markdown.
Cerințe
Este necesară configurarea OpenAI API Key în Setări (sau alt LLM configurat) pentru ca Agentul să funcționeze.
Documente Produse
Catalog de specificații pentru conformitate și autofill
La ce servesc?
Documentele produselor (fișe tehnice, cataloage) sunt folosite pentru: generarea matricilor de conformitate, autofill formulare, sugestii AI. Textul lor este indexat și folosit pentru potrivire cerințe-produse.
Cum adaug documente?
Mergi la Documente Produse din meniu. Încarcă PDF-uri sau DOCX cu specificațiile produselor companiei. După indexare, acestea devin disponibile în matrici și formulare.
Setări și Profil
Configurări cont, notificări, integrări
Setări
Profil și securitate: profil utilizator, schimbare parolă.
Integrări: status OpenAI, email (Gmail), SEAP API – necesare pentru notificări, Agent și import SEAP.
Notificări: emailuri care primesc notificări despre licitații noi, preferințe.
Date companie (DUAE)
În Profilul meu completezi datele companiei (CUI, denumire, adresă etc.) – folosite pentru completarea automată a formularelor din licitații.
Raportează o problemă sau cere ajutor
Mesajul tău este trimis la office@workflowtime.com
Mesajul a fost trimis cu succes. Echipa WorkflowTime te va contacta în curând la adresa indicată.